PMOとは

PMOは「Project Management Office・プロジェクトマネジメントオフィス」の略称であり、自社のプロジェクト進行を横断的に支援する組織を指します。プロジェクトを支援する部署全体を指してPMO部門と呼ぶこともあれば、プロジェクトを支援する人や職位のことをPMO（またはPMOコンサルタント）と呼ぶこともあり、使い方はさまざまです。

大きな特徴は部署・部門の枠を超えてプロジェクトを支援することであり、支援の対象は自部門におけるプロジェクトに限定されません。プロジェクト成功を支えるノウハウや技術的なアドバイスをすることが多く、統括PMと各PMの間に立つ存在として機能しています。

PMOとPMの違い

PMOとPMの異なる点は、プロジェクトに対して意思決定権があるかどうかに違いがあります。

PM（プロジェクトマネージャー）は、自分が担当するプロジェクト全体を牽引・管理します。プロジェクトに関する最終的な意思決定をし、プロジェクトにおける最高責任者となるポジションです。ただ、プロジェクトの枠を超えて他プロジェクトに対して権限を発動することはなく、あくまでも特定の範囲におけるマネジメントをするのが仕事です。

一方でPMOは、PMと違ってプロジェクトに対する意思決定権を持ちません。PMOの役割は、あくまでも支援やアドバイスであり、PMOのアドバイスを得てどんなマネジメントをするかはPMが決定します。また、PMOはPMと違って複数のプロジェクトに対してアドバイスすることも多く、特定分野に対する責任を負うこともありません。

PMOとITコンサルタントの違い

PMOとITコンサルタントの違いは、PMOはプロジェクトのマネジメントを行うのが役割であり、一方ITコンサルタントは、ITに関する専門的な知見や具体的なアドバイスするという点です。

ITコンサルタントは、クライアント企業の経営課題をITの分野で解決するスペシャリストです。主にIT戦略の立案やシステム構築を支援するのが仕事であり、ITの専門家としてプロジェクトの成功を手助けするのが一般的です。

PMOがIT分野に関するプロジェクトを支援することもありますが、その業務内容はIT分野に特化したものではありません。進捗状況の管理・リソースの分配・コストの可視化など、プロジェクトマネジメントに必要なことであれば、PMOは全てカバーできるよう動きます。

PMOの役割

PMOの主な役割は、下記の通りです。

　
• リソース（時間・コスト・人的資源）などの可視化と分配
• プロジェクトの進捗確認
• PMやメンバーの人材開発
• プロジェクト全体のコンサルティング
• PMの実務サポート

PMOの必要性は、PMの的確な意思決定をサポートすることにあります。時にはPMが担当する実務の一端を担って負担を軽減することもあれば、必要な情報を必要なタイミングで提供して成功を支援することもあります。

また、要望があればデータの収集・分析をしたり、プロジェクトメンバーの教育をしたりと、多くの役割を果たします。

PMOの種類

PMOの代表的な種類として、下記が挙げられます。

　
• PMOアドミニストレーター
• PMOエキスパート
• PMOマネージャー

以降でひとつずつ解説します。

PMOアドミニストレーター

PMOアドミニストレーターは、プロジェクト進行に必要なドキュメント制作・進捗管理・情報提供などをおこなう職種です。主に事務的なサポートを務めることが多く、大規模なプロジェクトで採用されることが多いです。

特に大きなプロジェクトでは、複数のPMOアドミニストレーターが関与することも多く、ときにはプロジェクトメンバーの一員として実務に当たります。

PMOエキスパート

PMOエキスパートは、プロジェクトにおける環境整備やルール整備など内部統制をおこなう仕事です。

プロジェクトの性質に合わせて必要な人材をアテンドしたり、場合によっては外部からフリーランスを呼んだりすることもあります。プロジェクト成功に必要なリソースを確保するのが主な仕事であり、時にはルールを見直しながら円滑な進行を支援します。

PMOマネージャー

PMOマネージャーは、プロジェクト全体の戦略立案や予算管理など、より意思決定に近い部分を支援する仕事です。

PMに最も近い役割を果たす存在であり、PMと二人三脚でプロジェクトの成功を手助けします。経営層とPMとの間に立って橋渡し的な役割を果たすことも多く、プロジェクトの内容に合わせた専門的なスキルや知識を持っていることも求められます。

PMOを導入するメリット

PMOを導入するメリットは、下記の通りです。

　
• 意思決定の精度とスピードを高められる
• 現場の業務効率化につながる

以下で詳しく解説します。

意思決定の精度とスピードを高められる

PMOがプロジェクトの進行に必要な情報を提供することで、PMによる意思決定の精度とスピードを上げられます。客観的な立場でアドバイスできるためプロジェクトの属人化を防ぎやすく、PMひとりに負担が集中するのを避けられるのもメリットです。

結果的に、PMOがいた方がプロジェクト全体が円滑に回りやすく、意思決定のミスや誤った判断も避けられます。

現場の業務効率化につながる

PMOが介入してプロジェクトの実務を担うことにより、現場の業務効率化につながります。

プロジェクトメンバーにしかできない専門的な仕事が素早く進むことや、書類作成などの雑務から解放され、ユニークなアイディアが出やすくなるメリットもあります。

また、リソースの無駄をPMOが指摘できるので、ロスを防ぎやすく効率よくプロジェクトが進むでしょう。

PMOを導入するデメリット

PMOを導入するメリットは多いですが、下記のようなデメリットもあります。

　
• PMOに依存しやすくなる
• PMやプロジェクトメンバーと衝突するリスクがある

仮に「PMOがいないとプロジェクトが進まない」となった場合、PMOへの依存状態が続いてしまうのがデメリットです。自発的に情報収集・分析できるプロジェクトメンバーが欠けたままとなったり、ひとりで意思決定できる有能なPMが育たなかったりするデメリットも考えられます。

また、PMやプロジェクトメンバーとPMOが衝突した場合、却ってPMOの存在がプロジェクトの障壁となることもあります。「現場をわかっていないのに全く違う方向から変なアドバイスをしてくる」と煙たがられてしまい、本来の役割が果たせなくなるため注意が必要です。

PMOに求められるスキル

PMOに求められるスキルは、主に下記の通りです。

　
• ロジカルシンキング
• コミュニケーション能力
• タイムマネジメント能力
• プレゼンテーション能力
• 情報収集・分析力
• 高いOAスキル

常に「なぜ」「どうして」を考えるロジカルシンキングができるPMOであれば、客観的なアドバイスができるためプロジェクトの成功率を上げられます。高いコミュニケーション能力とプレゼンテーション能力があればPMやプロジェクトメンバーに施策の優位性を伝えることもできるので、組織全体が納得感を持って業務を進められます。

また、実務を支援するための情報収集・分析力や高いOAスキルも欠かせません。必要に応じてわかりやすい資料を時間をかけずに作れたり、コンペで勝てるようなわかりやすいスライドショーを作れたりすれば、現場にとって大きな助けとなるでしょう。

PMOが持っておくべき資格

PMOは、下記のような資格を取得しておくと有利です。

資格	概要
NPMO認定PJM-A （プロジェクトマネジメント・ アソシエイト認定資格）	プロジェクトマネジメントの基礎知識を問う試験
NPMO認定PMO-S （PMOスペシャリスト認定資格）	プロジェクトマネジメントの基礎知識とPMOに必要な実務スキルを問う試験
IPA （プロジェクトマネージャー試験）	システム開発プロジェクトの責任者であるプロジェクトマネージャーとしての知識を問う試験
PMP	プロジェクト成功に欠かせない「人材管理」「プロセス管理」「ビジネス環境」に関する知識を問う試験
CCNA	ネットワーク構築に関するスキルを問う試験

PMOは資格が必須の職種ではないものの、資格試験を機に必要なスキルセットを手に入れたという人は多いです。PMOになるためにどんなスキルが必要かがわからない人は、資格に挑戦してみるとよいでしょう。プロジェクトマネジメントに欠かせないよう要素がわかり、実務に役立つフレームワークや注意点なども網羅的に学べます。

また、ITコンサルタントのように、IT分野のプロジェクトに参画する機会の多いPMOであれば、IPAやCCNAなど専門資格を取得するのもおすすめです。

PMOに向いている人の特徴

PMOに向いている人の特徴として、下記が挙げられます。

　
• 相手の立場で物事を考えられる人
• 言いにくいことも忖度なくしっかり口にできる人
• プロジェクトマネジメントに関する専門知識を持っている人
• 実行力がありすぐに行動できる人

PMOにはプロジェクトメンバーとしての役割ではなく、客観的な立場から専門的な支援をする役割が求められます。そのためプロジェクトそのものに関する知識より、プロジェクトマネジメント全体に関する知識が求められることが多いです。

持っている知識を実際の行動に移すためにも、フットワーク軽くすぐに動ける人や意見をしっかり口にできる人も重宝されるでしょう。

また、どんなに専門性の高いPMOであっても、上から目線にならず相手の立場で物事を考える必要があります。一方的なアドバイスや心情に配慮しない指摘は却って現場との衝突を起こす原因になってしまい、信頼の損失につながります。「言っていることは正しいはずなのに誰も従ってくれない」というジレンマが生じる恐れがあるため注意が必要です。

まとめ

PMOは、プロジェクト全体の進行を支援するアドバイザー的存在であり、PMを助ける役割も果たします。PMOが存在することで、意思決定のクオリティやスピードが向上するほか、現場で働くメンバーの負担軽減にもつながります。
プロジェクト進行につまずいている場合や、リーダーシップを発揮して意思決定できる人が育っていない場合、PMOの参入を検討してみましょう。